使用2007 Access 或 Excel 管理數據

時　間:2008-7-12 8:01:33
作 者:Microsoft
摘　要:使用 Access 或 Excel 管理數據
正　文:

自動化的電子表格程序（例如 Microsoft Office Excel 2007）提供了豐富的計算和圖表功能，用以可視化和處理表格式數據。這些功能對於存儲信息的列表（例如郵件列表或存貨目錄）也很有用。但是，隨著對列表的要求變得更復雜，可能難以在電子表格程序中維護數據。關系數據庫 （關系數據庫：一種在表中存儲信息的數據庫。使用兩個表中的匹配值將一個表中的數據與另一個表中的數據相關。在關系數據庫中，通常只存儲特定類型的數據。）程序（例如 Microsoft Office Access 2007）更適合於創建和處理復雜的列表，並且提供了功能更強的工具，幫助您輸入、組織、維護和檢索數據。

如果要在訪問和更新信息時達到最佳性能和最大准確度，關鍵的一點是要選擇正確的程序。讀完本文後，對於如何選擇最適合處理您的數據的程序，以及如何保護您的數據，您應能夠作出明智的抉擇。

• 了解 Access 和 Excel 之間的區別

• 確定使用哪個程序

• 在 Access 和 Excel 中保護數據

了解 Access 和 Excel 之間的區別

Office Access 2007 和 Office Excel 2007 有許多相似的地方。通過使用它們中的任一個程序，您可以：

• 運行功能強大的查詢為數據排序和篩選數據。
• 運行復雜的計算生成所需信息。
• 使用數據透視表和數據透視圖視圖交互地處理數據。
• 生成數據報表並以多種格式查看。
• 使用窗體輕松地添加、更改、刪除和導覽數據。
• 創建 Microsoft Office Word 2007 郵件合並，例如，用以批量生成地址標簽。
• 連接到外部數據，這樣無需導入該數據即可查看、查詢和編輯它。
• 創建網頁來顯示只讀格式的數據或以可更新格式訪問數據。
• 從外部數據庫（例如，Access 或 Microsoft SQL Server）及其他文件類型（.txt 或 .htm）導入數據。

這兩個程序都按列（也稱字段 （字段：表中的一個元素，包含信息的特定項，如姓氏。“標題”字段可能包含“先生”或“小姐”。數據庫（如 Microsoft SQL Server）將字段稱為列。））組織數據，而列存儲特定類型的信息（也稱為數據類型 （字段數據類型：決定可以存儲哪種數據的字段特征。例如，數據類型為“文本”的字段可以存儲由文本或數字字符組成的數據，而“數字”字段只能存儲數值數據。））。每列頂部的第一個單元格用作該列的標簽。Excel 和 Access 在術語上有一點不同，那就是 Excel 中的行在 Access 中稱為記錄。

例如，您可以使用 Excel 創建一個人員列表。該列表使用五列來組織員工的 ID 號、名字、姓氏、工作電話號碼及雇用日期。每列最頂部的單元格行包含描述該列數據的文本標簽。

但是，Excel 不是數據庫管理系統。它是電子表格軟件，它將信息單元存儲在單元格的行和列中，這些行列總稱工作表。與之相比，Access 將數據存儲在表 （表：數據庫對象之一，用來在記錄（行）和字段（列）中存儲數據。數據通常是有關特定類別事物的，如雇員或訂單。）中，表看起來與工作表非常相似，但通過它能對其他表和其他位置（甚至其他表的字段）所存儲的數據進行復雜查詢。

因此，雖然這兩個程序都能很好地管理數據，但取決於所管理數據的類型以及想對數據執行的操作，它們又各有其明顯的優點。

確定使用哪個程序

要確定哪個程序最適合存儲您的數據，請問自己這個問題：數據是否為關系數據？如果可將數據存儲於一個表或工作表中，您就應這樣做。包含於一頁或一個工作表中的數據稱為平面或非關系數據。前面介紹的人員示例就是這樣的數據。您不會將員工的姓氏和名字分別存儲在不同的表中。表的各列中的數據幫助描述了同一個實體：員工。

與之相比，如果人員表或人員工作表包含一系列名稱相似的列（例如 Computer1、Computer2 和 Computer3），則表示數據是關系數據，並且需要存儲在一個以上的表中。為此，您需要使用關系數據庫程序（例如 Access）。在關系數據庫中，每個表基本上都包含有關一種數據的信息（例如員工、計算機、事件、產品或訂單）。如果需要關系數據庫，則將會在數據中標識一對多關系 （一對多關系：兩個表之間的一種關系，在這種關系中主表中每條記錄的主鍵值都與相關表中多條記錄的匹配字段（一個或多個）中的值對應。）。例如，如果使用一個客戶訂單數據庫，其中一個表將包含客戶姓名，另一個表將包含這些客戶的訂單。請記住，一個客戶可能有多個訂單。此外，您可能希望使用另一個表來存儲訂單詳細信息，因為每個訂單可能有多個行項目。由於關系數據需要多個相關的表，因此最好存儲在 Access 中。

有關關系數據的詳細信息，請單擊“請參閱”部分中有關數據庫設計基礎知識的鏈接。<