教你輕松搞定Excel數據表中的空格

　　到了年底，單位要報送的表格非常多，有時就請一些非專業老師幫助錄入，但在錄入的過程中我發現不少老師錄入的表格數據中存在一些空格，影響了數據的整體效果。如果一個個地修改既費時又費力，針對此現象我想出了幾種有效的解決方法並且收到了良好的效果，因此寫下來與廣大讀者一起分享。

　　一、提前預埋設置，做到事半功倍

　　1. 提醒用戶輸入的數據中是否含有空格

　　在數據錄入過程中，如果想讓系統自動提醒用戶輸入的數據中是否含有空格，可通過設置數據的有效性來實現。

　　以驗證姓名數據在輸入的過程中是否含有空格為例(如圖1)，選中第一個姓名向下的單元格區域，單擊“數據”菜單中的“有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，在“設置”選項卡中將允許的有效性條件設為“自定義”，在其下方的“公式”框中輸入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。

　　切換到“出錯警告”選項卡，在“標題”框中輸入“出錯警告!”，在“錯誤信息”框中輸入“輸入的文本含有空格，請確認後重新輸入!”(如圖2)，設置完成後，單擊“確定”按鈕退出。

　　接下來在輸入姓名的過程中，系統會自動驗證當前單元格中是否含有空格，如果有，則彈出如圖3所示的警告信息。

　　cico提示：在圖3出現時，直接按回車可以重新輸入姓名。如果輸入字數較多的數據(類似於“家庭地址”這類字段)時，不適合直接按回車鍵，否則原有的數據會自動被刪除，此時單擊“是”按鈕可以忽略空格的存在。

　　2. 用公式去除數據中含有的空格

　　上述技巧大家會發現系統能自動檢測出空格的存在，但不能自動替換掉這些空格，還必須要重新輸入或輸入完成後進行必要的修改。可不可以在輸入過程中自動去掉含有的空格呢?

　　如果在當前表格中插入一些空列，用substitute函數是可以實現這一功能的，但總覺得不太美觀，並且在錄入時影響用戶的視線。後來我將公式運用到sheet2中順利地解決了這一問題。

　　輸入數據之前首先切換到工作表sheet2(改名為“備份”)中，在a1單元格中輸入公式“=substitute(sheet1!a1," ","")”，並將公式復制到與sheet1中表一樣大的單元格區域中，這樣在sheet1中輸入數據時，在sheet2中對應的單元格中就會將去掉空格後的數據自動保存下來，最後sheet2中的數據就是我們最終需要的數據(如圖4和圖5)。

　　二、後期數據處理，同樣游刃有余

　　我們這裡采用替換法來刪除表格數據中的空格。

　　選定整個表格，單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，打開“替換”對話框，在“查找內容”框中輸入一個空格，在“替換值”框中不輸任何內容，單擊“全部替換”按鈕就可以了。

　　cico提示：若要對某一字段進行上述替換操作，只要在進行替換操作前選定該字段就可以了，否則會出現誤替換的現象。

　　當然，有興趣的朋友也可以通過編寫相應的vba代碼來清除表格數據中的空格，但對於一般用戶而言，采用本文介紹的方法就足夠了。

　　采用本文介紹的方法就可以保障獲得的數據是我們最終需要的結果，即使是不熟悉excel操作的朋友也可以幫助錄入數據，從而大大地提高我們的工作效率。

        .