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Excel2003考勤表怎麼制作

  這裡我們不談大公司裡那些昂貴的IC卡考勤管理系統,我相信很多單位還在用紙制的簽到本,每月月底再進行人工統計。部門主管們月底要統計分析當月的銷售、毛利曲線,還要仔細地統計每個人的考勤,才能計算出獎金與工資。而且,越是和錢打交道的事情就越不能出錯,要是不留神給誰多算或少算了兩天假,總是件麻煩事情。

  也許您曾想過用Excel編幾個函數來解決,但繁瑣的計算公式可能讓您放棄了這個念頭,其實Excel2003的模板裡就有一個建好的考勤表,您只要花上五分鐘做一下簡單的設置就好了。

  一、激活考勤表模板

  之所以在這裡叫激活,是因為它在默認時沒有安裝的,所以,您最好先把Office2003安裝光盤准備好,然後,點擊“新建”菜單“新建工作簿→本機上的模板→電子方案表格→考勤記錄”,當它提示您插入光盤時按照屏幕提示做就行了。稍後,就會看到一個漂亮的考勤表界面。

  二、更改默認設置

  既然是電子考勤簿,那麼有三點是最為重要的,一是自動統計,二是外人不能隨意修改,三是輸入的數據不能出錯,比如把病假輸成-1,恐怕誰也搞不懂是什麼意思,接下來我們就來說說這三點。

  1、 解鎖考勤表

  新考勤表默認是加鎖狀態,除了輸入數據外,我們將無法對其作任何操作,因此,首先要點擊“工具”菜單→“保護→撤銷工作表保護”來對其解鎖。

  2、 修改允許數據

  我們要求用數字1來代表該員工當天因故休假,用空值代表當天未休假。所以,要設置每個單元格只能接受數字1或空,除了這兩個值以外的其它字符將提示輸入錯誤。

  用鼠標拖選1月1日至12月31日所有單元格,點擊“數據”菜單→“有效性”,在彈出的如圖2對話框中將軟件默認的最大值“8”改為“1”,然後,將“出錯警告”標簽裡的“錯誤信息”也改成要求的內容。

  3、 重新加鎖

  重新加鎖的目的在於方便我們的日常使用以及保護公式的安全,由於表格中需要設置的單元格均已預設好,這裡只需點擊“工具”菜單→“保護→保護工作表”即可完成表格的加鎖工作。

  小提示:加鎖後的考勤表首次打開後會自動停在“單位”一格中,這時,用Tab鍵會自動在需要輸入的單元格內跳轉,方便進行操作。

  三、制作其它員工的考勤表

  1、復制考勤表

  大家也許都會發現,這時的考勤表只能反映一位員工的考勤情況,那該如何反映其它人的數據呢?方法是,右鍵點擊最底下“Sheet 1”標簽,然後選擇“移動或復制工作表”在彈出的對話框中勾選“建立副本”後確定即可。

  2、 重命名考勤表

  為便於查找,我們將復制好的幾個考勤表標簽均改為該員工的姓名。雙擊標簽名,然後輸入該員工名字即可。

  四、為考勤表增設密碼

  由於考勤記錄涉及到方方面面的問題,所以一定要保證其它人員無法擅自修改或查看該表。方法就是設置打開與編輯密碼。點擊“文件”菜單“另存為→工具→常規選項”,在如圖4的對話框中設置“打開權限密碼”和“編輯權限密碼”項中輸入您的密碼後保存文件即可。

  小提示:“打開權限密碼”含義是每當打開該表格時,系統會提示輸入密碼,當密碼不正確時,將無法看到表格內容。“修改權限密碼”的含義是沒有提供正確的密碼時將無法實施修改,但可以直接看到表格內容

  五、總結

  經過上面幾步操作,相信您已經制作出一個可以幫您應付普通考勤統計的表格了,要是您對Excel的使用很熟悉,還可以在裡面新建一個匯總表,然後通過自動調用各表匯總數據來實現排假,部門考勤匯總等工作,或者直接將績效考核公式代入其中,讓計算機直接生成當月工資單。

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