使用Microsoft Excel2003給考勤表更新換代

這裡我們不談大公司裡那些昂貴的IC卡考勤管理系統，我相信很多單位還在用紙制的簽到本，每月月底再進行人工統計。部門主管們月底要統計分析當月的銷售、毛利曲線，還要仔細地統計每個人的考勤，才能計算出獎金與工資。而且，越是和錢打交道的事情就越不能出錯，要是不留神給誰多算或少算了兩天假，總是件麻煩事情。
　　也許您曾想過用Excel編幾個函數來解決，但繁瑣的計算公式可能讓您放棄了這個念頭，其實Excel2003的模板裡就有一個建好的考勤表，您只要花上五分鐘做一下簡單的設置就好了。
　　一、激活考勤表模板
　　之所以在這裡叫激活，是因為它在默認時沒有安裝的，所以，您最好先把Office2003安裝光盤准備好，然後，點擊“新建”菜單“新建工作簿→本機上的模板→電子方案表格→考勤記錄”，當它提示您插入光盤時按照屏幕提示做就行了。稍後，就會看到一個漂亮的考勤表界面。如圖1。
　　二、更改默認設置
　　既然是電子考勤簿，那麼有三點是最為重要的，一是自動統計，二是外人不能隨意修改，三是輸入的數據不能出錯，比如把病假輸成-1，恐怕誰也搞不懂是什麼意思，接下來我們就來說說這三點。
　　1、 解鎖考勤表
　　新考勤表默認是加鎖狀態，除了輸入數據外，我們將無法對其作任何操作，因此，首先要點擊“工具”菜單→“保護→撤銷工作表保護”來對其解鎖。
　　2、 修改允許數據
　　我們要求用數字1來代表該員工當天因故休假，用空值代表當天未休假。所以，要設置每個單元格只能接受數字1或空，除了這兩個值以外的其它字符將提示輸入錯誤。
　　用鼠標拖選1月1日至12月31日所有單元格，點擊“數據”菜單→“有效性”，在彈出的如圖2對話框中將軟件默認的最大值“8”改為“1”，然後，將“出錯警告”標簽裡的“錯誤信息”也改成要求的內容。
 　　3、 重新加鎖
　　重新加鎖的目的在於方便我們的日常使用以及保護公式的安全，由於表格中需要設置的單元格均已預設好，這裡只需點擊“工具”菜單→“保護→保護工作表”即可完成表格的加鎖工作。
　　小提示：加鎖後的考勤表首次打開後會自動停在“單位”一格中，這時，用Tab鍵會自動在需要輸入的單元格內跳轉，方便進行操作。
　　三、制作其它員工的考勤表
 
　　1、復制考勤表
　　大家也許都會發現，這時的考勤表只能反映一位員工的考勤情況，那該如何反映其它人的數據呢？方法是，右鍵點擊最底下“Sheet 1”標簽，然後選擇“移動或復制工作表”在彈出的對話框中勾選“建立副本”後確定即可。
　　2、 重命名考勤表
　　為便於查找，我們將復制好的幾個考勤表標簽均改為該員工的姓名。雙擊標簽名，然後輸入該員工名字即可。
　　四、為考勤表增設密碼
　　由於考勤記錄涉及到方方面面的問題，所以一定要保證其它人員無法擅自修改或查看該表。方法就是設置打開與編輯密碼。點擊“文件”菜單“另存為→工具→常規選項”，在如圖4的對話框中設置“打開權限密碼”和“編輯權限密碼”項中輸入您的密碼後保存文件即可。


 

 　　小提示：“打開權限密碼”含義是每當打開該表格時，系統會提示輸入密碼，當密碼不正確時，將無法看到表格內容。“修改權限密碼”的含義是沒有提供正確的密碼時將無法實施修改，但可以直接看到表格內容
　　五、總結
　　經過上面幾步操作，相信您已經制作出一個可以幫您應付普通考勤統計的表格了，要是您對Excel的使用很熟悉，還可以在裡面新建一個匯總表，然後通過自動調用各表匯總數據來實現排假，部門考勤匯總等工作，或者直接將績效考核公式代入其中，讓計算機直接生成當月工資單。