快速提高Excel效率的十個技巧

使用Office辦公軟件對於不少職場人士來說就猶如開關機操作一樣自如，從Word到Excel再到PPT，每一項都游刃有余。不過對於很多Office辦公軟件的新手來說，要想熟練的使用功能如此強大的Office軟件還是得慢慢學習才行。Excel作為Office中使用頻繁的組件，豐富的功能讓初學者使用起來也是難度不小，更別提有什麼效率。工作中小編經常都在使用Excel表格，所謂熟能生巧，使用中總結了一些能夠顯著提高Excel效率的小技巧，同時還看到過其他網友介紹的一些技巧，在這裡分享出來希望能夠對新手朋友有點幫助。
 

　　 1、省去麻煩讓Excel自動啟動
　　 如果Excel是你每天工作必用的軟件，那麼不妨讓Excel隨系統啟動而同時打開，進入“我的電腦”打開C盤的Windows目錄，然後進入“啟動”文件夾，該文件路徑是“開始菜單——>所有程序——>啟動文件夾”。打開此文件夾後，這時打開Excel所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了，不必自己親自動手啦！
　　 2、快速獲取幫助
　　 使用Excel的過程中，對於工具欄或屏幕區，你只需按組合鍵Shift+F1，然後用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴你有關的幫助信息。
　　 3、快速移動或復制單元格
　　 Excel的使用中對單元格的操作應該是比較頻繁的，想要移動或復制單元格只要先選定單元格，然後移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵並拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。
 

　　 4、快速查找工作薄
　　 工作薄一旦較多想要尋找任意一個可能逐個查看就顯得效率低下了，你可以利用在工作表中的任何文字進行搜索。怎麼搜？首先單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框裡，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替，緊接著在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是唯一的單詞或短語，以便搜索更快更准；於是便可以開始查找了，當“打開”按鈕由灰化狀態變成可用狀態時，表明搜尋結束，此時你就可以看到自動查找的結果， 如果沒有找出來可以利用此方法更換搜索關鍵詞重來，直至幫你找到為止。
　　 5、快速切換工作薄
　　 對於較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。
　　 “窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多於9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。
 

　　 6、快速切換工作表
　　 這項操作可與上面一項不同，這裡說的是工作表。使用Ctrl+Page Up組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl+Page Down組合鍵可激活後一個工作表。另外還可用鼠標去控制工作表底部的標簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然後單擊工作表進行便捷的切換。
　　 7、打印工作表
　　 若按照常規選擇“文件”菜單中“打印”命令來進行打印操作，會出現“打印”對話框讓你選擇，感覺有點啰嗦。如果想要跳過該對話框直接打印，可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵並單擊“打印預覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項打印。
　　 8、創建工具欄
　　 通過Office的工具欄你可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，根據需要創建自己的工具欄可以讓操作更便捷。操作方法簡單，首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然後單擊“確定”。這時新建工具欄出現在窗口，就可以用鼠標把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會加入到新工具欄中。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復制過來。提醒大家注意一點：不能將按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。
　　 9、鏈接網上的數據
　　 在Excel中想要快速建立與網上工作簿中數據的鏈接，使用以下方法就能實現。打開網頁上含有需要鏈接數據的工作簿，並在工作簿選定數據，然後單擊“編輯”菜單的“復制”命令。打開需要創建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格。最後單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若你想在創建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置即可，如=http://www.xuexila/ [filel.xls]
　　 10、插入Word表格
　　 Excel與Word都是Office中同等重要的組件，使用Excel可以處理Word表格中列出的數據，利用以下方法就可以快速插入Word表格。
　　 打開Word表格所在的文件，然後打開要處理Word表格的Excel文件，並調整好兩窗口的位置，以便能同時看見表格和要插入表格的區域。此時，選中Word中的表格，再按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標左鍵將表格擺放在需要的位置松手就可以了。
　　 眼下微軟即將發布其新一代的辦公軟件Office 2010，新版Office界面友好效率更高，功能也更豐富，與windows7操作系統的完美搭檔值得推薦大家一試。以上這十個小技巧對於Office熟練工來說應該不在話下，但是新手朋友卻可以有效提高使用Excel工作的效率，無論如何能夠幫到大家就非常開心啦！