Word2010快速大量處理成績單

又到期末了，老師們又要開始填寫學生成績報告單了，學生數很多，一張一張手工填寫是一件很繁鎖的事。其實，用Word的“郵件合並”功能，讓Word 2010和Excel 2010協同工作，可以實現成績報告單“批處理”，省時省力，輕松完成學生成績報告單的填寫工作。
　　一、制作學生成績統計表
　　運行Excel 2010，新建一個工作表，命名為“學生成績統計表”，然後將班級、學生姓名和各科成績等信息輸入表格，並以“學生成績統計表.xlsx”為文件名，保存在硬盤中備用(圖1)。

圖1 制作學生成績統計表
　　二、繪制學生成績報告單
　　運行Word 2010，單擊“頁面布局”，切換到“頁面布局”功能區，單擊“頁面設置”右側的小箭頭，彈出“頁面設置”窗口，根據實際需要設置好頁邊距和紙張大小（如圖2）。

圖2 頁面設置
　　單擊“確定”按鈕，返回Word 2010編輯窗口，根據“學生成績.xlsx”表頭中的有關項目，繪制一張學生成績報告單(圖3)，並保存為“學生成績報告單.docx”。

圖3 繪制學生成績報告單
　　三、批量處理學生成績報告單
　　第一步：打開剛才建立的“學生成績報告單.docx”，單擊“郵件”，切換到“郵件”功能區，單擊“選擇收件人”，並在彈出的下拉菜單中選擇“使用現有列表”（如圖4），彈出“選取數據源”窗口，找到並選中前面創建的“學生成績統計表.xlsx”，單擊“打開”按鈕（如圖5），這時會彈出“選擇表格”窗口，選擇“學生成績統計表[md:content]rdquo;，單擊“確定”按鈕（如圖6）。

圖4 選擇收件人

圖5 選擇數據源

圖6 選擇表格
　　第二步：返回Word 2010編輯窗口，將光標定位到學生成績報告單需要插入數據的位置，然後單擊“插入合並域”按鈕，在下拉菜單中單擊相應的選項，將數據源一項一項插入成績報告單相應的位置(如圖7)。

圖7 插入數據源
　　第三步：單擊“完成郵件合並”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“編輯單個文檔”，彈出“合並到新文檔”小窗口，根據實際需要選擇“全部”、“當前記錄”或指定范圍，單擊“確定”按鈕（如圖8），完成郵件合並，系統會自動處理並生成每位學生的成績報告單，並在新文檔中一一列出(圖9)，接下來只要連上打印機打印就大功告成了（如圖10）。

圖8 完成郵件合並

圖9 批量生成報告單

圖10 打印成績報告單
　　小提示：單擊“完成郵件合並”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“打印文檔”，可以直接批量打印成績報告單，選擇“發送電子郵件”，可以將批量生成的成績報告單通過郵件發送給指定的收件人。
　　呵呵，這樣批處理成績報告單是不是多快好省，方便又快捷，如果老師們正被繁瑣的期末工作搞得焦頭爛額，就趕快行動，去感受自動化辦公的樂趣和便捷吧！