讓Word也能批量打印標簽

 　　為了迎接上級檢查和規范檔案管理，學校決定將檔案室的所有檔案都重新歸檔整理，如每位教師的業務檔案的檔案盒標簽就要求統一打印成如下圖樣子。二百多個標簽如果直接在WPS或Word中利用表格完成，將是非常麻煩的事，為了快速完成這項任務，我們找到了Word2003中久未使用的“郵件合並”功能。

　　1、從計算機中找出原來輸入的教職工情況登記表、工資表等存有全校教職工姓名的Excel電子表格文件，把姓名這列復制到一個新的電子表格文件中以便接下來在Word中調用(其實不重新建立文件也行，不過那樣在調用時顯得比較亂，還容易發生誤操作)。這樣就免去了重新錄入姓名的繁重工作。

　　2、啟動Word2003，單擊“工具”→信函與郵件→郵件合並，在打開的“郵件合並”任務窗格中的“選擇文檔類型”項中選擇“標簽”，然後點“下一步：正在啟動文檔”，如圖2。

　　3、在“更改文檔版式”項中，單擊“標簽選項”，在“標簽選項”對話框的“紙盒”框中選擇“默認紙盒(自動選擇)”，因為默認的是“手動進紙”，這樣會給最後打印帶來麻煩。接著單擊“新建標簽”按鈕打開“新建自定義標簽”對話框，在“標簽名稱”框中輸入你給新建標簽起的名，如：檔案標簽;根據預覽框中的圖示和你准備打印輸出時使用的紙張大小，把“上邊距”和“下邊距”改為1厘米;把“標簽高度”和“標簽寬度”分別改為18.8厘米和3.8厘米(根據檔案盒的大小和薄厚來確定);標簽列數選擇7，標簽行數選擇1;橫向跨度改為3.85厘米，(也就是在標簽寬度3.8厘米的基礎上再加0.05厘米間距，這樣最終打印輸出後兩個標簽間就會有0.05厘米的間距，直接從中間裁一下就能解決問題，如果這個間距過大會有白邊，給裁剪帶來麻煩，另外也浪費紙張。)

　　最後在“頁面大小”框中選擇“A4橫向(29.7×21厘米)”，這時就為我們上面設置的尺寸找到依據了：側邊距1厘米+標簽寬度3.8厘米×標簽列數7+標簽間距0.05厘米×6個間距

　　4、點“浏覽”選擇你在Excel中建立的只有一列姓名的Excel電子表格文件，這時會出現“選擇表格”對話框，有Sheet1$、Sheel2$和Sheel3$三個工作表讓我們選擇，一般情況都選擇Sheet1$，根據Excel文件有無標題行確定“數據首行包含列標題”項是否√選，最後點“確定”，如圖4，在出現“郵件合並收件人”對話框時，直接點“確定”即可,如圖5。

　　5、光標(插入點)在第一個標簽內的情況下，單擊“表格”→插入→表格，根據准備制作的標簽格式，插入一個1列6行的表格。然後拖動表格的行線，調整好每一行的高度，並保證整個表格的高度與標簽高度接近。注意：有時標簽內的光標(插入點)會占一個空行，從而影響表格高度的調整，這時可以按一下Del(Delete)鍵刪除，如圖6。

　　6、將光標指向表格最上邊，當鼠標指針變成寬的向下的黑色箭頭時單擊左鍵選中整個表格，然後右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“單元格對齊方式”項下的“水平、垂直居中”。最後在相應的單元格中輸入每個標簽都相同的內容：照片、個人業務檔案、2003-2006、建昌營鎮中學等內容，如圖7。

　　7、單擊准備自動輸入教師姓名的那個單元格，然後單擊右側的任務窗格中的“下一步：選取標簽”，接著單擊“其他項目…”，在新出現的“插入合並域”對話框中直接單擊“插入”按鈕，再單擊新出現的“關閉”按鈕，如圖8。

　　這時該單元格中會出現“《姓名》”，如圖9。

　　8、設置表格中內容的字體、字號等修飾後，再右鍵單擊表格，在彈出的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”，在“邊框和底紋”對話框中，把表格線的寬度增加到2磅，最後點“確定”退出，如圖10。

　　9、單擊“更新所有標簽”，7個標簽的格式會變成一樣，接著單擊“下一步：預覽標簽”，會顯示出標簽的最終樣式(沒有了“《NextRecord》”的標記)，再單擊“下一步：完成合並”，最後再單擊“編輯個人標簽”，在“合並到新文檔”對話框中選擇“全部”後點“確定”退出。這時Word會自動新建一個名為“標簽1”的文件，並把Excel電子表格文件中的所有數據制作成相應的標簽，如圖11。

　　10、如果打印輸出後發現尺寸有偏差(一開始估算錯了)，可以從第2步重新開始，不過到第3步時可以直接找到我們剛才新建的“檔案標簽”去修改一下尺寸就可以了。具體方法是：單擊“標簽選項”後，直接在“標簽選項”對話框中的“標簽產品”框中選擇“其他/自定義”，然後在“產品編號”列表框中選擇我們原來建立的“檔案標簽——自定義”，最後點“詳細信息”就能直接修改標簽尺寸了，如圖12。

　　我們利用Excel的自動填充功能把相關數據錄入後，再利用Word的郵件合並功能把所有檔案的標簽以最高的速度和最高的質量打印了出來，還因此受到了表楊。其實我們還可以仿照此法來打印輸出工資條、成績單等。最後再教您一招裁切的技巧：把一把直尺的一邊對准兩個標簽的中間，一只手按住直尺，一只手順著直尺邊向上一撕沒壓住的另一部分就能把兩個標簽輕松分開了。