在Word中怎樣編排長文檔

　　對像產品說明書這類比較長的Word文檔，通常需要采取一些特殊的編排技巧，以方便讀者査看、浏覽。

　　1.打開文檔結構圖

　　通常，在長文檔中都會對各級標題采用不同標題樣式，利用文檔結構圖可以清晰地展示文檔的結構，以方便用戶快速定位到文章的章節內容。

　　打開目標文檔。單擊“視圖”選項卡，勾選“文檔結構圖”復選框，即可在Word主窗口左側實現該篇文檔的結構圖，如圖1所示。

　　2.創建文檔目錄

　　眾所周知，每一本書都有自己的目錄。那麼如何為Word文檔創建目錄呢?其創建方法如下。

　　第1步，將光標定位在需要插入目錄的位置。單擊“引用”選項卡，在“目錄”區域單擊“目錄”按鈕，選擇“插入目錄”菜單項，如圖2所示。

　　第2步，打開“目錄”對話框。在“常規”

　　區域的“格式”選項中選擇一種目錄格式，在顯示級別中設置目錄的級數，如圖3所示，最後單擊“確定”按鈕。制作的目錄如圖4所示。

　　3.為文檔插入批注

　　在修改文檔時，為了便於閱讀者理解，常在文檔的內容旁邊添加一些注釋，這些注釋就被稱為“批注”。添加批注的方法如下：

　　第1步，按下鼠標左鍵不放，拖曳選取要添加標注的文字。

　　第2步，單擊“審閱”選項卡，在“批注”區域第擊“新建批注”按鈕。

　　第3步，在新建的批注框中，輸入批注的內容即可，如圖5所示。

　　當不再需要批注的內容時，在需要刪除的批注上，單擊鼠標右鍵，選擇“刪除批注”命令即可將其刪除，如圖6所示。

　　4.在文檔中插入題注

　　題注是用來給圖片、表格、圖表、公式等項目添加名稱和編號的，如圖7所示。很多用戶習慣於手動給圖片、表格添加圖注編兮，這種方法不但容易出錯，而且新增圖片時修改也較為麻煩、更不便於快速查找圖片、表格。下面就來學習Word中題注的制作、更新等應用方法和技巧。

　　第1步，將光標定位在需要插入題注的位置，單擊“引用”選項卡，在“題注”區域中單擊“插入題注”按鈕，如圖8所示。

　　第2步，打開“題注”對話框，單擊“新建標簽”按鈕，在打開的“新建標簽”對話框中輸入標簽名，如圖9所示，單擊“確定”按鈕返回“題注”對話框。

　　第3步，從“標簽”選項中選擇新建的標簽，單擊“確定”按鈕即可插入自定義的題注標簽。

　　第4步，復制插入的題注到其他圖片對應的位置，然後選中整篇文檔，單擊鼠標右鍵，選擇“更新域”菜單項，如圖10所示。Word自動史新文檔中所有圖片的編號。

　　5.文檔快速定位

　　在編輯操作中，快速定位光標在文檔中的位置，除了通過鼠標來定位外，還可以通過鍵盤來完成，Word中常用的快速定位鍵如下。

　　Home按鍵：快速到達行首的位置。

　　End按鍵：快速到達行甩的位置。

　　PageUp鍵：快速移動光標到下一頁同一行的位置。

　　PageDown鍵：快速移動光標到上一頁同一行的位置。

　　小提示：采用這種對圖片等進行編號不容易出現錯誤.當增減圖片後.任意復制一個題注.然後更新域Word就會自動對編碼進行重新更正。