本教程為大家介紹word中的郵件合並功能,並舉例說明操作方法。
每天見面的word中有許多功能沒有用過也不會用,而會了之後卻又遺忘了。Word2003中的郵件合並功能相信很多人都沒使用過,下面,以制作學校錄取通知書為例,說明在Word2003中具體的制作步驟:
第一步:單擊“工具”·“信函與郵件”·“郵件合並”,任務窗格·“郵件合並”,見圖1。
第二步:在“選擇文檔類型選項區”中選定“信函”,然後單擊“下一步:正在啟動文檔”,顯示如右圖(圖2)。
第三步:在“選擇開始文檔”選項區(圖3),
選定“使用當前文檔”,然後單擊“下一步:選取收件人”,然後單擊“創建”。顯示類似圖5。
第四步:在圖5上單擊“自定義”,出現下面所示的“自定義地址列表”對話框,在上面修改、刪除、添加字段名,然後單擊“確定”,顯示圖4。
第五步:在“新建地址列表”對話框,鍵入所需信息(記錄)後,單擊“關閉”,打開右圖(圖6)所示的“保存通訊錄”對話框。
第六步:在“保存通訊錄對話框”上,選定路徑及文件名後,單擊“保存”。
第七步:單擊“郵件合並收件人”對話框(圖7)上,“確定”,顯示右圖。
第八步:在圖8上,單擊“下一步:撰寫信函”。
第九步:在Word中撰寫好信函,如圖9所示。
第十步:將光標移至在需要插入處,單擊圖9上“撰寫信函”選項區中的“其他項目”。
第十一步:在“插入合並域”對話框(圖11)上,選定需要插入的域名後,單擊“插入”。 提示:每次只能插入一個域。
第十二步:單擊圖12上,“下一步:預覽信函”。
第十三步:在圖13上,單擊“收件人”區域的按鈕,可以逐個(在文檔中)預覽。如無問題,單擊“下一步:完成合並”。
第十四步:在“合並到新文檔”對話框(圖14)上,選定保存的范圍,如“全部”後,單擊“確定”。所需的錄取通知就全部制作完成(見下圖)。
提示:第四步至第七步的工作,是創建一個Access數據庫文件,其中,包含一張名為:“Office_Address_List”的表,表中保存用戶輸入的記錄。第十步和第十一步,是將該表中的字段域插入文檔。生成(打印)郵件時,從該表中調用相應的數據。
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