數百份錄取通知、成績單、邀請函、**郵件合併** = 1 份範本 + 1 份資料源 → 自動產出個別化文件。Word 2003 經典 14 步驟完整保留，新版邏輯不變。

完整 14 步驟流程

1. 「工具」→「信函與郵遞」→「郵件合併」→ 開啟任務窗格。
2. 「選擇文件類型」→ **「信函」** → 「下一步：啟動文件」。
3. 「選擇啟動文件」→ **「使用目前文件」** → 「下一步：選取收件人」。
4. 「選取收件人」→ **「輸入新清單」** → 「建立」→ 「自訂」修改欄位名 (姓名、系所、錄取編號…) → 確定。
5. 「新建址清單」對話框 → 逐筆輸入收件人資料 → 「關閉」→ 「儲存通訊錄」→ 存為 `.mdb` (Access 資料庫)。
6. 「郵件合併收件人」對話框確認篩選/排序 → 「確定」。
7. 「下一步：撰寫信函」→ 在文件編寫固定內容。
8. 游標置於變動處 → 任務窗格「撰寫信函」區 → **「其他項目」** → 「插入合併欄位」→ 選欄位 (如 `《姓名》`) → 「插入」→ 關閉。重複所有變動處。
9. 「下一步：預覽信函」→ 任務窗格「收件人」按鈕逐筆預覽。
10. 確認無誤 → 「下一步：完成合併」。
11. 「合併至新文件」→ 選「全部」/「目前記錄」/「從…到…」 → 「確定」。
12. 產出單一大文件 (每頁/每區段一份通知) → 可另存/列印/轉 PDF 分發。

圖 1：郵件合併產出個別化通知效果

14 步驟建立標準化 SOP，批量個性化文件從「手工地獄」解脫，年節省數百工時。