合併到新文件：保留彈性編輯空間

將郵件合併結果輸出為新文件，而非直接列印或寄送，可針對特定收件人進行個性化修改，也能先預覽整體排版再決定列印，避免紙張浪費。

操作步驟

1. 完成主文件編輯，切換至 「郵件」 索引標籤。
2. 點擊 「完成並合併」 下拉箭頭，選擇 「編輯個別文件」。

圖 1：選擇「編輯個別文件」命令

3. 在「合併到新文件」對話方塊選擇合併範圍：
   • 全部：產生所有收件人的信函。
   • 目前記錄：僅產生預覽中該筆記錄。
   • 從...到...：指定記錄編號範圍。
4. 點擊 「確定」，Word 會建立一個新文件，包含所有合併結果，每筆記錄以分頁符分隔。

圖 2：選擇合併範圍

新文件優勢

• 可針對特定收件人修改文字、調整排版、加入個性化備註。
• 可另存為 PDF 批次寄送，或分批列印。
• 原主文件與收件人清單不受影響，可重複使用。

實務建議

大量合併產生的文件可能極大（數百頁），建議：

1. 先用「預覽結果」抽樣檢查。
2. 合併到新文件後，儲存為 .docx 並壓縮圖片（檔案→資訊→壓縮圖片）減小體積。
3. 若需分發給他人列印，建議輸出 PDF 確保格式一致。