提高辦公效率 Word郵件合並技巧4則

　　“郵件合並”是Word的一項高級功能，是辦公自動化人員應該掌握的基本技術之一。但是大多數書上對“郵件合並”的介紹都很簡單，如果按照書的上介紹去做，合並打印出的郵件並不能完全令人滿意。教你幾個郵件合並技巧，希望能幫你提高辦公效率。 word教程

　1． 用一頁紙打印多個郵件

利用Word“郵件合並”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導致打印速度慢，並且浪費紙 張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節符”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將數據和文檔合並到新建文檔，再把新建文檔中的分節符（^b）全部替 換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內容”框內輸入 “^b”，在“替換為”框內輸入“^l”，單擊“全部替換”，此後打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。

2． 一次合並出內容不同的郵件

有時我們需要給不同的收件人發去內容大體一致，但是有些地方有區別的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”，它根據學生總分不同，在不同的報告單中寫上 不同的內容，總分超過290分的學生，在報告單的最後寫上“被評為學習標兵”,而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數據源合並出 不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生 成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合並工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的 “if…then…else(I)…”，在出現的對話框中填入，單擊“確定”按鈕。

有時可根據需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數據源合並出不同內容的郵件來。

　3． 共享各種數據源

　 　郵件合並除可以使用由Word創建的數據源之外，可以利用的數據非常多，像Excel工作簿、Access數據庫、Query文件、Foxpro文件內 容都可以作為郵件合並的數據源。只要有這些文件存在，郵件合並時就不需要再創建新的數據源，直接打開這些數據源使用即可。需要注意的是：在使用Excel 工作簿時，必須保證數據文件是數據庫格式，即第一行必須是字段名，數據行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數據共享，避免重復勞動，提高辦公效率。

4． 篩選與排序

用郵件合並幫助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合並，也可以在合並的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們，可以提高你的辦公效率。