傳統紙本收集資料再人工輸入，不僅耗時易錯，還難以即時掌握進度。WPS 表格「共用活頁簿」功能，讓多人可同時線上編輯同一份檔案，徹底改變團隊協作模式。

三階段佈署流程

第一階段：建立共用資料夾（伺服器端）

在指定電腦（可為自身電腦）的磁碟建立資料夾（如 E:\員工資訊），設定共用權限：

1. 右鍵資料夾 → 「內容」→「共用」分頁 → 「進階共用」
2. 勾選「共用此資料夾」，設定權限為「讀取/寫入」
3. 確認網路路徑（如 \\ServerName\員工資訊）

第二階段：建立並設定共用活頁簿

1. 新建活頁簿，設計資料結構（預先填入員工姓名，避免多人同列編輯衝突）
2. 點擊「審閱」→「共用活頁簿」→ 勾選「允許多位使用者同時編輯」
3. 儲存至共用資料夾（如 \\ServerName\員工資訊\員工個人資訊.et）

第三階段：發布存取位址，啟動協同作業

為避免「網路芳鄰」存取權限問題，建議提供伺服器 IP 位址供成員直接存取：

• 在伺服器執行 ipconfig 取得 IPv4 位址（如 192.168.1.100）
• 通知成員使用 \\192.168.1.100\員工資訊 開啟檔案
• 成員即可同時開啟編輯，變更自動即時同步

注意事項與最佳實務

• 衝突解決：同時修改同一儲存格時，存檔會提示衝突，需手動決定保留版本
• 變更追蹤：啟用「追蹤修訂」記錄誰在何時修改了什麼內容
• 定期備份：雖有自動儲存，仍建議每日備份歷史版本
• 權限管理：敏感欄位（如薪資）可設定「保護工作表」限制編輯權限

適用場景

員工資料收集、專案進度回報、庫存盤點登記、會議簽到統計等所有需多人同步填寫的業務場景。