Access 2007將表或查詢用作郵件合並數據源

時　間:2008-8-21 8:34:28
作 者:Microsoft
摘　要:將表或查詢用作郵件合並數據源
正　文:
可以使用“Microsoft Word 郵件合並向導”創建郵件合並操作。也可以從 Microsoft Office Access 2007 中使用該向導，該向導使您可以建立一個郵件合並過程，該過程使用 Access 數據庫中的表或查詢作為套用信函、電子郵件、郵件標簽、信封或目錄的數據源。

本主題介紹了如何從 Access 中啟動郵件合並向導，並創建表或查詢與 Microsoft Office Word 2007 文檔之間的直接鏈接。本主題涵蓋撰寫信函的過程。有關如何建立郵件合並過程的分步操作信息，請參閱 Office Word 2007 幫助。

將表或查詢用作數據源

1. 打開源數據庫，然後在導航窗格中，選擇要用作郵件合並數據源的表或查詢。
2. 在“外部數據”選項卡上的“導出”組中，單擊“其他”，然後單擊“用 Microsoft Office Word 合並”。

   即會啟動“Microsoft Word 郵件合並向導”。

3. 選擇是要在現有文檔還是新文檔中創建鏈接，然後單擊“確定”。
4. 如果選擇鏈接到現有文檔，請在“選擇 Microsoft Word 文檔”對話框中找到該文件並選擇它，然後單擊“打開”。

   即會啟動 Word。根據所做的選擇，Word 將打開指定的文檔或一個新文檔。

5. 在“郵件合並”窗格的“選擇文檔類型”下，單擊“信函”，然後單擊“下一步:正在啟動文檔”以繼續步驟 2。
6. 在步驟 2 中，單擊“下一步:選擇收件人”。

   在步驟 3 中，創建 Access 中的數據源和 Word 文檔之間的鏈接。由於該向導是從 Access 啟動的，因此將自動創建該鏈接。在“選擇收件人”下，您會發現“使用現有列表”處於選中狀態，並且在“使用現有列表”下顯示了數據源的名稱。

   

7. 如果要自定義該表或查詢的內容，請單擊“編輯收件人列表”。

   

   可以對數據進行篩選、排序和驗證。單擊“確定”繼續。

8. 單擊“下一步:撰寫信函”以繼續。按照“郵件合並”窗格中的其余說明操作，然後在步驟 5 中單擊“下一步:完成合並”。

將表或查詢用作數據源的其他方法

可以用其他方法將表或查詢指定為數據源。例如，可以將表或查詢從 Access 導出到 ODBC 數據庫、Microsoft Office Excel 2007 文件、文本文件或與 Word 兼容的其他任何文件格式，然後通過使用 Word 郵件合並向導鏈接到所導出的文件中。

1. 如果尚未導出表或查詢，則進行該操作。在 Access 中的導航窗格中，選擇要使用的表或查詢，然後在“外部數據”選項卡上的“導出”組中，單擊導入目標的格式，然後按照說明操作。
2. 在 Word 中，如果未顯示“郵件合並”窗格，請在“郵件”選項卡的“開始郵件合並”組中，單擊“開始郵件合並”下的箭頭，然後單擊“郵件合並分步向導”。即會顯示“郵件合並”窗格。
3. 在“郵件合並”窗格的步驟 3 中，在“使用現有列表”下，單擊“浏覽”或“編輯收件人列表”。
4. 在“選擇數據源”對話框中，指定在 Access 中創建的數據文件，然後單擊“打開”。
5. 按照後面出現的任何對話框中的說明操作。在“郵件合並收件人”對話框中，查看並自定義該文件的內容。在繼續之前，可以對這些內容進行篩選、排序和驗證。
6. 單擊“確定”，然後單擊“郵件合並”窗格中的“下一步:撰寫郵件”。有關自定義郵件合並的詳細說明，請參閱 Word 幫助。