給設計師的會議溝通完全指南

 　　開了這麼多年的會，依然搞不定事情。我們生活在一個喜歡開會的國度，從小有班會，學校在課間操還會捎帶手開個會，等入團入黨了之後更是有連綿不絕的學習會、交流會、精神傳達會、民主生活會以及各種叫不上名字的會議。工作之後，早上有晨會，晚上有總結會，兩者之間好象還有若干個即興的碰頭會，某些大型公司機構裡面，領導還會偶爾亂入個“我來講兩句”會，或者“我簡單說幾個事情”會。如何正確靠會議搞定事情是，是我們迫切需要解決的事情!

　　還好，這次的文章是來自真正搞定開會的專業人士：實時(會議)筆記工具WorkLife的公司聯合創始人Dave Kashen。這個客戶端不僅是記錄，還會協同幫助會議參與者搞定會議決策和事務分配。如果你也苦於開會，那麼這篇文章絕對會給你不少幫助。

　　腦補一下這個場景：你花費了一個小時唾沫橫飛地為客戶講述了你最新的設計之後，她在接下來的一個小時具體反饋了哪些地方她比較喜歡，哪些地方特別不滿意，你也隨之掏出筆記本，像渴望知識的孩子一樣瘋狂地記了七八頁筆記，確保不會錯過任何一個細節。

　　這個時候你應該右鍵收藏這篇文章;《中了多少槍?曬曬設計師工作時遇到的最奇葩修改意見!》

　　隨後的一個星期裡面，你在晝夜不分的加班中拼掉三盒咖啡，完成了2.0的版本，交付給客戶。結果你在一分鐘後接到電話，對方咆哮道：“說好的按我的意見修改呢!這完全不是我要的東西!”於是，在對方發洩完(客戶虐我千百遍我待客戶如初戀)並重重掛了電話之後，你在憤怒情緒的催動下，微笑地咒罵著走進樓下超市，揉碎了五包方便面並用手插了三個米缸之後，回家開始了新一輪的加班。

　　好吧，你很糾結，其實客戶那頭也很沮喪，你的精力和智慧，對方的時間，都在來回交鋒中浪費了。

　　當然，事情並不一定飛得這樣!作為WorkLife的開發者，我們同世界領先的諸多設計機構深入交流過和客戶進行會議交流的技巧和細節，接下來，我會分享一下那些“別人家的設計機構”在客戶交流會議上的成功經驗。

　　在這些頂尖的設計企業中，有五項比較實用的“會議技巧”，不僅可以運用在客戶交流會議上，甚至可以延伸到其他的會議上(當然主要是設計、項目開發之類的!民主生活會和領導過來“我簡單講兩句”之類的就不在其中了)，從設計評估到項目誓師大會，不一而足。

　　1.同客戶分享你的筆記

　　蕭伯納曾經說過：“在溝通中最大的障礙是對方的想法被你自己的幻覺所替代。”很多時候，我們更願意聽到自己想聽到的內容，我們也正式通過這種“偏見”來篩選出我們想要的東西，也就是“幻覺”的來源，這也就是為什麼回憶的時候，會有不存在的東西混進記憶裡。

　　作為設計師，你需要有強烈的主觀意志，對於事物有自己獨到的看法，對於信息架構有屬於自己的獨到角度，這也是為什麼在和客戶交流的時候一個不小心就思維跑偏，出現誤解。

　　但是，不管你怎麼回憶，你落於紙上的筆記是客觀存在的，客戶可以看到，也能從中發現那些和他們初衷相違背的地方。不要單純通過語言交流進行溝通確認，兩種不同世界觀的碰撞和少許錯覺就能讓你返工，還是認認真真在會議上，將紙面的內容再確認一下，確保你的筆記正確反映了他們的需求和意志，校准方向，才能走向正確的目標。

　　2.像偵探一樣洞察客戶內心

　　還有一種常見的情況，客戶對於自己想要的東西有著非常明確極為強烈的想法，但是他們並不清楚自己為何非要這樣。這個時候，你的任務不僅僅是聽取他的意見，你還得探究並了解他們為什麼會這樣說——甚至比他們自己更了解。

　　這個時候你就需要主動進入偵探模式了，你要探究對面這位想要這樣設計的內在動機是什麼。當客戶提出截然不同的意見，尤其當這個構思你很難同意，或者是客戶面對你的誘惑(哪怕你舉出非常充分的理由)也僅僅只是免其為難地應付的時候，就意味著你需要深入探究了。

　　接下來，你可以提出以下問題了：

　　·你正在試圖解決什麼問題?

　　·你到底想實現什麼目標?

　　·你之所以這麼做到底是喜歡其中的那些部分?

　　·你在哪裡看到過類似的東西?

　　·你到底想為你的用戶或者客戶創造出怎樣的用戶體驗?

　　3.分配接下來的任務

　　衡量一個會議的有效性，可以通過它對未來的影響來進行衡量。正如同大家在過去十幾年中經歷的絕大多數的各種會議一樣，會議結束，沒有人知道接下來要干啥。

　　如果會議涉及到具體操作，那麼請確保這些部分被記錄下來，並且這些操作和任務被清晰地分配給特定的人，無論是團隊會議還是牽涉到客戶的會議。在會議結束之後，最好還發一份郵件到各人的郵箱中，確保他們接下來會做對的事情。

　　4.每次會議後問一下這次會議都決定了什麼

　　在Patrick Lencioni 的書《Death By Meeting》(“死於開會”，哈哈，名字好評!)中，他曾提到過，會議結束之後，應該好好問一下會議的主持者：“今天這次會議我們到底作出了哪些決定?”

　　對於這種情況，他提出了兩項建議：

　　A、確保你們最終真的作出了決定

　　開了這麼多的會，每次會議大家都討論了一堆事情，提了一堆意見，但是，等到最終表決的時候，請務必投給自己想要的方案，而非選擇那些你只想試一下的事情。

　　B、達成共識

　　在會議結束前5分鐘，確保與會的每個人在各個決定上達成共識，這樣會在後續工作中為你節省大量的時間，避免各種不必要的麻煩。

　　5. 共享會議記錄

　　在會議結束之後，立刻將整理好的會議的決定和相關記錄發給每個人，包括每個人在接下來在什麼時候做什麼事情。這樣一來，每個人都會有一份明確的記錄和未來的行動指南，即使出現了誤解和錯誤，也可以通過這些記錄快速地標記並修改過來。

　　在下一次碰頭之前，也可以先溫故一下上一次會議的記錄，確保每個人進度一致，至少在探討同一個問題!

　　結語：珍視你的時間和才能

　　雖然這五條看起來很簡單，但是真要執行好上面的這些項目，絕對可以節省大量的時間，減少挫折和返工，讓你真正發揮出你的才能，專注於真正重要的事情!