期末將至，教師需快速生成大量學生成績通知單。WPS 表格結合 VLOOKUP、OFFSET 定義名稱、資料驗證下拉選單，打造「選學生、顯示成績、一鍵列印」的動態通知單系統。

設計架構：雙工作表分工

• 「成績表」工作表：靜態資料庫，儲存全班學生各科分數（欄位：姓名、班級、座號、語文、數學、英語...）。
• 「通知單」工作表：動態模板，含下拉選單選學生、公式自動帶入各科分數、總分、平均、及格判斷。

圖 1：成績通知單成品示意

關鍵步驟詳解

步驟 1：定義動態名稱「姓名」

選擇「成績表」A1 →「插入」→「名稱」→「定義」：
名稱：姓名
引用位置：=OFFSET($A$1,1,0,COUNTA(A:A)-1)
解析： COUNTA(A:A)-1 計算學生人數（扣除標題列），OFFSET 從 A2 起向下擷取對應筆數，自動適應增減學生。

步驟 2：建立下拉選單（資料驗證）

在「通知單」I4 儲存格 →「資料」→「驗證」→「允許：序列」→ 來源：=姓名 → 勾選「提提供下拉箭頭」。點擊 I4 即可選學生。

步驟 3：設計通知單版面

排版固定欄位：學校名、標題、姓名、班級、座號、各科分數、總分、平均、評語等。

步驟 4：核心公式（以 I4 為選學生儲存格）

儲存格	用途	公式
C2	標題列	=VLOOKUP(I4,成績表!A2:D1000,4,0)&" "&I4&" 同學成績通知單"
D4	姓名	=I4
F4	班級	=VLOOKUP(I4,成績表!A2:C1000,3,0)
H4	座號	=VLOOKUP(I4,成績表!A2:B1000,2,0)
F5:F11	各科分數	=VLOOKUP(I$4,成績表!A$2:K$1000,ROW(A5),0) 向下填充

公式解析： VLOOKUP(查找值, 資料表, 欄序, 0) 精確比對。資料表寫大範圍 (A2:K1000) 兼容未來增學生。ROW(A5) 隨行遞增自動對應第 3、4、5... 欄（語文、數學、英語...）。

步驟 5：統計與判斷公式

• 總分 (H6)：=SUM(H3:H5)
• 平均 (H7)：=AVERAGE(H3:H5) → 格式設「數值」小數位 2 位。
• 評價 (H8)：=IF(H7>=60,"及格","不及格")

使用效果

下拉選單切換學生 → 所有欄位即時更新 → 列印 → 切換下一位。原始成績表完全不動，資料安全、格式固定、效率極高。

延伸函數家族

VLOOKUP 之外，HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDEX、INDIRECT、OFFSET 等查找/引用函數組合，能解決幾乎所有「查資料、轉格式」需求，是表格自動化的核心武庫。