Word 2003文檔中設置紙張和文檔網格

　　市場部經常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報告後讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word 中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統總是提示有錯誤。現在只能手工輸入目錄，加班加點數頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班後享受生活，小王花了半天的時間學習了一下長篇文檔的排版技巧，這才發現，這半天的時間，可以讓他享受無數個閒暇的傍晚和周末。 小王把自己的體會重點總結為兩點：

　　制作長文檔前，先要規劃好各種設置，尤其是樣式設置

　　不同的篇章部分一定要分節，而不是分頁

　　下面就看看他是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。

　　單面打印的簡單報告

　　這份報告要求的格式是：A4紙;要有封面和目錄;單面打印;除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目;頁碼一律在頁面底端的右側，封面和目錄沒有頁碼，目錄之後為第1頁。

　　設置紙張和文檔網格

　　寫文章前，不要上來就急於動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設置。

　　從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】命令，顯示“頁面設置”對話框，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。

　　通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認設置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應類型的紙即可。

　　很多人習慣先錄入內容，最後再設紙張大小。由於默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內容和排版是否適宜，避免事後的修改。

　　考慮到閱讀報告的領導年齡都比較大，對於密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設置中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內容看起來更清晰。

　　在“頁面設置”對話框中選擇“文檔網格”選項卡，如圖2所示。

　　選中“指定行和字符網格”，在“字符”設置中，默認為“每行39”個字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設置中，默認為“每頁44”行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。