期末頒獎季，幾十上百張獎狀手寫姓名？WPS **郵件合併** 功能配合表格名單，**模板一次設計、數據源一鍵導入、批量輸出列印/分檔**，讓獎狀製作從「苦力活」變「標準化流程」。

一、 準備數據源：結構化名單表

• 用 WPS 表格 (ET) 新建：欄位 `姓名`、`稱號`(如「三好學生」「優秀班幹」)、`年級`、`班級`... 按需擴展 (圖 1)。


圖 1 獎狀數據源表結構

• 儲存為 `.xls`/`.et` 格式 (郵件合併僅支援表格檔，不支援文字檔表格)。

二、 設計獎狀模板：精準定位+背景圖層

1. 頁面設置：【檔案】→【頁面設置】→ 紙張尺寸對應實際獎狀紙 (如 A4 橫向)，邊距歸零。
2. 背景圖片鋪底：【插入】→【圖片】→【來自檔案】插入掃描/攝影的空白獎狀圖 → 調整大小鋪滿頁面 → 右鍵「設定物件格式」→【版面】→「襯於文字下方」→ 鎖定背景層。
3. 文字定位三步法 (以「姓名」為例，圖 2-5)：
   1. 用直尺量取獎狀上「姓名」框左上角距頁面左邊緣/上邊緣距離 (如 7 cm、9.5 cm)。
   2. 插入矩形框輔助定位：右鍵「設定自選圖形格式」→【大小】寬 7 cm、高 9.5 cm → 置於頁面左上角。
   3. 【插入】→【文本框】→【橫向】→ 輸入「姓名」→ 設字體/字號/置中 → 右鍵「設定文字框格式」→【顏色和線條】「無填充/無線條」→【文字框】內部邊距全 0 → **按住 Alt 鍵拖動** 文本框，左上角精準貼合矩形框右下角 → 刪除輔助矩形框。
4. 同法定位「稱號」「頒發單位/日期」等固定/變動欄位。

三、 郵件合併連接與欄位映射

1. 【檢視】→【工具列】→【郵件合併】喚出工具列 (圖 6)。


圖 6 郵件合併工具列

2. 點「打開資料源」→ 選第 1 步建立的 `.xls` 檔 → 選工作表 → 一路確定 (圖 7-8)。


圖 7 選擇資料源檔案



圖 8 選擇工作表

3. 游標定位「姓名」文本框內 → 點「插入合併欄位」→ 選 `姓名` → 插入 → 取消 (圖 9-10)。同法插入 `稱號`。


圖 9 插入合併欄位對話框



圖 10 模板中顯示的合併欄位標記

四、 預覽與批量輸出

1. 點「檢視合併資料」 (工具列第 5 鈕) → 翻閱核對每筆獎狀姓名/稱號正確對應 (圖 11)。


圖 11 合併預覽翻閱

2. 關鍵步驟：**刪除背景獎狀圖片** (僅作定位參考，不列印)。
3. 輸出三選一 (工具列右側按鈕，圖 12)：
   • 「合併到印表機」：直接批量列印。
   • 「合併到新文檔」：生成單一多頁文檔，統一 PDF 輸出/歸檔。
   • 「合併到不同新文檔」：**WPS 獨有**，生成 `姓名_獎狀.wps` 獨立檔案，便於電子分發/存檔。


圖 12 郵件合併工具列輸出按鈕說明

4. 列印前建議：普通紙試印 → 疊獎狀紙對光校對位置 → 微調文本框位置 → 正式列印 (圖 13)。


圖 13 試印校對



圖 14 最終列印成品效果

五、 進階變體：ET 表格直接套印 (無需 WPS 文字)

若獎狀版面極簡 (純文字無複雜背景)，可直接在 ET 中設計獎狀模板，用「郵件合併」或「列印區域」配合 VBA 巨集實現全自動套印 (圖 5 示意)，省去跨組件切換。

郵件合併 = **模板設計一次 + 數據源永久複用**。今年用、明年用、隔壁學校借去用，改幾個字段即可。把時間留給教育，把重複勞動交給 WPS。