情境：學校需發送個人化家長會通知

新區中心小學舉辦家長學校講座，需給每位一二年級家長發放帶學生姓名的通知單。使用 WPS 文字「郵件合併」配合 WPS 表格資料來源，可一次生成上百份個人化通知。

準備工作

1. 建立通知主文件（WPS 文字）

編寫通知正文，在「同學家長」前預留插入合併欄位位置。

通知
«姓名»同學家長：
新區中心小學家長學校定於四月二十四日上午8：30在學校多功能教室舉行一次講座...
新區中心小學
2011.4.22

2. 建立資料來源（WPS 表格）

欄位：姓名、班級、學號等。首列為標題列，每列一筆學生資料。

郵件合併六步驟

1. 開啟資料來源：關閉表格，開啟主文件 → 「郵件合併」工具列第一顆按鈕 →「開啟資料來源」→ 選取表格檔。

2. 插入合併欄位：游標置於「同學家長」前 → 第三顆按鈕「插入合併欄位」→ 選「姓名」→ 插入。文件顯示 «姓名»。

3. 預覽合併結果：第五顆按鈕「預覽結果」，用「首筆/上一筆/下一筆/尾筆」檢查每份通知。

4. 合併列印：倒數第二顆按鈕「合併到印表機」，可全列或指定範圍列印，遺失可補印。

5. 省紙：合併到新文件再排版：倒數第四顆「合併到新文件」→ 全部通知以分節符隔開 → 「取代」將分節符 (^b) 替換為段落標記 (^p) → 調整版面一頁印多份。

6. 其他實用按鈕：
   • 「收件人」：篩選特定對象（如僅三年級）。
   • 「合併欄位底紋」：切換欄位高亮顯示。
   • 「合併到不同新文件」：每位學生生成獨立檔案，利於電子分發。

進階技巧

• 資料來源可直接連結 Excel、CSV、Access，甚至 Outlook 通訊錄。
• 條件式合併：配合「規則」→「如果...則...」實現不同內容給不同對象。
• 合併後文件可另存為 PDF 批量寄送 Email。