在人事管理中經常需要輸入人員性別等信息,采取以下方法可以提高輸入效率。
方法一:利用數據的有效性設置實現快速輸入
1、選中存放性別的單元格區域後,單擊“數據”菜單下的“有效性”命令,彈出“數據有效性”對話框,單擊“允許”選項右側的下拉箭頭,在下拉列表中單擊“序列”(如圖1),在“來源”選項下方的文本框中輸入“男,女”(注意:逗號需在英文狀態下輸入)(如圖2)後,單擊“確定”按鈕關閉對話框。
圖1
圖2
2、選中相應單元格,單擊單元格右側出現的下拉箭頭,在彈出的下拉列表中單擊相應性別即可(如圖3)。
圖3
方法二:利用替換功能實現快速輸入
1、在性別列中輸入“1”代表“男”,“2”代表“女”。
2、選中相關單元格後,單擊“編輯”菜單下的“替換”命令,在彈出的“替換”對話框裡,輸入相應的查找內容和替換內容(如圖4)後,單擊“全部替換”按鈕即可。
圖4
方法三:利用輔助列和函數公式實現快速輸入
1、將C列作為表格輔助列,仍用“1”代表“男”。在B2單元格裡輸入公式“=IF(C2=1,"男","女")”(如圖5)後,將鼠標移到單元格右下角的填充柄上雙擊,即可利用快速輸入法完成其余公式的填充。
圖5
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2、此時B列均顯示為“女”,不要緊,遇到男性,在C列輸入1,對應單元格裡就會顯示“男”(如圖6)。
圖6
敬請一試。