巧用WPS快速進行自動分班操作

　　前言：分班是教學管理信息化的一個熱門話題，一般要用專門的軟件，經過試驗，用手頭上的WPS電子表格，不需使用復雜的函數和公式，也可以輕松實現，現與大家一起分享。

　　一、處理思路

　　九年義務教育學校是不充許根據學生成績進行分班的，所以各小學送上來的六年級學生名單只有兩列：姓名、性別。學校要求實行自動編班,以實現校內義務教育均衡。分班要求如下：

　　①要求來自各小學的學生被平均分到各班中。

　　②各班的男生、女生比例要基本相同。

　　二、准備工作

　　1.確定算法。假設學校轄區有8間小學，共有400名學生，要分8個班，按照上面第①點的要求，采用“輪回法”：則第1小學的第一個學生分到一班、第2小學的第一個學生分到二班……第8小學的第一個學生分到八班;接著第1小學的第二個學生分到八班、第2小學的第二個學生分到七班……第8小學的第二個學生分到一班。

　　2.收集學生信息。將各小學送上來的名單(電子表格格式)集中到一個電子表格中，每個小學一列。

　　3.啟動WPS表格。單擊屏幕左下角的“開始”按鈕，在彈出的選項裡選“所有程序→WPS Office→WPS表格”，在“首頁”中打開收集數據的電子表格文件。

　　三、數據調整

　　1.建立分班文檔。點擊“新建空白文檔”，為了能隨時存盤，我們先將其保存，點擊保存工具欄上的“保存”按鈕，將文件名改為“新生自動分班”，點擊“保存”返回。

　　2.建立工作表。將Sheet1用右鍵菜單重命名為“學生數據源”，Sheet2重命名為“新生名單”。

　　3.復制數據源。點擊文檔標簽，切換到存儲學生數據的文檔，將所有數據“復制、粘貼”到“新生自動分班/學生數據源”工作表中。

　　4.調整表格。打開“學生數據”工作表，在第一個學校右側列插入“畢業小學”“識別編號”等列，以便作為編班依據，如圖1。

　　圖 1

　　用鼠標直接框選列標字母CD，使這二列處於選中狀態。在右鍵菜單中選“復制”，之後點第二個學校右側的列標，在右鍵菜單中選“插入復制的單元格”。如圖2

　　圖 2

　　重復以上操作，直至全部學校都設置。

　　5.填寫編班依據。

　　①填寫“畢業小學”。復制題頭的學校名字(A1)到“畢業小學”下(C3)。用鼠標左鍵雙擊“C3”單元格右下角的小黑十字控點(填充柄)或按住控點向下拖拉，即可自動填充該校全部學生的畢業學校。同理對其他校執行同樣操作。如圖3

　　圖 3

　　②填寫“識別編號”。軟件需要給每個學生一個識別編號，以方便編班(當然，這個編號是臨時性的，編班完成後就刪除了)。本例中，按照“輪回法”，每個學校的第一個學生與第二個學生的編號差均為8，我們可以用WPS表格提供的填充序列完成這個操作。在“識別編號”的第一個單元格D3輸入1，在D4輸入9，選中這2個單元格，雙擊單元格右下角小黑十字控點(填充柄)或用鼠標下拉該控點，即可自動填充出步長為8的等差編號。同理對其他校執行同樣操作。如圖4

　　圖 4

　　小提示：第二學校的編號應為2，10，…，第三學校的編號為3，11，…依此類推。當然，你也可以調用“編輯→填充→序列”菜單進行操作。

　　四、數據匯總

　　1.將“學生數據源”工作表中的數據依學校順序全部“復制/粘貼”到“新生名單”工作表的同一個序列中。圖5

　　圖 5

　　小提示：這個操作可能要一點細心和時間。當然，也可能通過引用數據來進行，但如果你和我一樣，討厭繁雜的公式輸入，那就用最簡單且不易出錯的方法(復制/粘貼)。想到為什麼要建新工作表了嗎?因為下面的步驟搞錯了可以重來，呵呵。