WPS表格中如何批量制作工資條

 　　制作工資條、成績單是周期性的重復勞動，單調乏味。對此，本文活用WPS表格的智能填充加巧妙算法，教你只用一次粘貼、一個公式、一次拖曳，搞定如圖 1樣式的條式單據。那麼，跟我一起來在WPS文字中做一個吧。

　　第一種方法：查找替換法

　　首先，用WPS表格打開源數據文檔，如圖1，復制所有數據。

　　關閉WPS表格(一定要關閉，不然粘貼到WPS文字時會有表格)，打開WPS文字，按“Ctrl+V”將從源文檔中復制來的數據粘貼到新建的空白文檔中。此時，這些數據呈用制表符和回車符分隔的文本狀態(圖2)。

　　接下來，制作第1行表頭的內容到剪貼板中，然後按下快捷鍵“Ctrl+H”，調出“查找和替換”對話框，在“查找內容”中輸入“^p”，並把剛剛復制的表頭粘貼到“替換為”中文本框中，並在其前面連續輸入兩個“^p”，後面再輸入一個“^p”，並注意選中“使用通配符”(如圖3)。

　　按一下“全部替換”按鈕，關閉“查找和替換”對話框，此時，你將發現除了文檔開頭和頁眉頁腳多出一行表頭和一些回車符外，所有的數據行上方都有一行表頭，並且下方有一個空行。刪除多余的表頭行，全選文檔，從“表格”菜單中選擇“轉換→文本轉換成表格”，確定後即可將所有數據轉換成一個表格。美中不足的是，空的表格行中也有縱向的線條，顯得不夠美觀。這一點，我們可以用將所有縱向表格線全部設置為“無邊框”模式，即只顯示橫向表格線的方法來解決，最後打印的效果如圖4所示。

　　第二種方法：用Next域法

　　首先聲明，下面兩種方法都要用郵件合並功能，需要先將WPS Office 2007升級到最新版，並且安裝VBA環境。

　　用WPS文字新建一個文檔，從“視圖→工具欄”中調出“郵件合並”工具條(也可用鼠標右擊工具條空白處，選擇“郵件合並”)。然後點一下工具條最左邊的“打開數據源”按鈕，找到並打開存有源數據的WPS表格文檔。然後按照源數據的表頭樣式，制作一個2行7列的表格，在表格的第1行輸入表頭的內容，在第二行各單元格中依次按“插入合並域”按鈕(左邊第3個按鈕)，插入相應的“合並域”項目，再將光標定位在表格下面一行，用鼠標左鍵點擊“插入合並域”右側的下拉菜單，選擇“插入Next域”，得到如圖5所示內容。

　　此時，再點一下“查看合並數據”按鈕(左數第5個)，使插入的域顯示為數據內容。然後選中表格和插入了“Next域”的一行，回車後反復粘貼，直到表格排滿一頁為止，並刪除最後一個“NETX 域”。此時雖然顯示的全部是第一個人(張三)的工資條，但實際上卻並非如此，用鼠標左鍵按兩下“查看合並數據”按鈕，你會發現，工資條中的數據已不再重復(圖6)。最後，再點一下“合並到新文檔”按鈕，OK，大功告成!

　　第三種方法：刪除分節符法

　　第二種方法之所以要用Next域，主要是為了防止合並到新文檔後每一頁只有一個記錄的問題。我們反其道而行之，還可以先生成每頁只有一個記錄的工資條文檔，然後再刪除分節符，把工資條“召集”到一起。

　　首先，與第二種方法一樣，先制作一個2行7列的表格，並填充好表頭和合並域。然後在表格下面再敲一下回車鍵，使其有兩個換行符號。直接按“合並到新文檔”按鈕，生成工資條文檔。我們發現生成的新文檔，每頁只有一個工資條，而工資條下面有一個“分節符(下一頁)”(圖7)。

　　所以會每頁只有一個工資條，就是這個“分節符(下一頁)”在搗亂了。怎麼辦?對，按“Ctrl+H”調出“查找和替換”面板，在“查找內容”中輸入“^b”，“替換為”中不輸入任何內容(如果有內容，則全部刪除)，並勾選“使用通配符”(圖8)，點“全部替換”並關閉。再看文檔，工資條不再鬧分裂，一條挨著一條，整齊地排列好了!